Werken aan een beter effect

OLKK-bericht van: "Erik Groothuis (ONS Consult)" <[email protected]>

Beste OLKK'ers,

Leuk om te zien dat er op mijn mail gelijk gereageerd is. Folkert; bedankt en ik zal proberen om in het kort hierop te reageren en iets meer te vertellen over mijn werkwijze (zie verder in deze mail).
De manier waarop ik aan kwaliteitszorg werk is eigenlijk afgestemd op een zin in die ik jaren geleden las in een oude INK-brochure waarin stond dat (integrale)kwaliteitszorg moet leiden tot prettig werken in een goed bedrijf. Twee zaken die samen zouden moeten gaan maar die in de praktijk zich maar moeilijk laten verenigen. Bij veranderingstrajecten op het gebied van kwaliteitszorg ligt het accent bijna altijd op het 'goede bedrijf'. Aan de hand van nieuwe procedures, werkinstructies, richtlijnen, handleidingen
en sjabloontjes wordt het kwaliteitshandboek verbeterd en wordt voldaan aan de gestelde normen. In het beste geval gaat men er daarbij vanuit dat dit dan ook beter is voor de medewerkers. Er volgen voorlichtingsrondes en trainingen waarin verteld wordt hoe het anders en beter moet en als het meezit gaat het management op de veranderde werkwijze sturen. Er worden enkele resultaten in beeld gebracht en heel soms wordt er gekeken naar het effect van de verandering en of dat 'goede bedrijf' een stukje beter is geworden. Moeizaam, intensief, roept weerstand op en prettig werken?

'De kwaliteit wordt uiteindelijk bepaald door de mensen'; een open deur waar niemand meer omheen kan. Deze kwaliteit en dus het effect van kwaliteitszorg is vele malen groter als die mensen ook prettig werken en betrokken zijn bij het proces om hun bedrijf steeds beter te maken. Ik ben dan ook van mening
dat, om dit te bereiken, het veranderingstraject zelf anders ingezet moet worden en dat het uiteindelijke KMS veel dichter bij de medewerkers 'op de vloer' moet komen te staan.

Betrokkenheid van de medewerkers wordt bepaald door zaken als: eigenbelang, waardering voor hun expertise en ervaring, in staat gesteld worden om de verandering mede te kunnen beïnvloeden en de relevantie voor hun eigen werk.
Onderwerpen die doorgaans niet gespecificeerd worden in mijn opdracht maar wel maatgevend zijn voor het uiteindelijke effect van mijn project.

Mijn werkwijze tijdens het opzetten van kwaliteitsmanagementsysteem heb ik op hoofdlijnen wel hierop afgestemd en wordt gekenmerkt door vier onderdelen: het theoretische of analytische gedeelte, de intergratie van alles wat er al is, de afstemming op de praktijk en het gezamenlijk beter maken.
Theoretische benadering: 
*	Opstellen van het procesmodel (hoogste aggregatieniveau) vanuit de missie en de actuele situatie.
*	Analyseren van de verschillende besturings-, primaire en ondersteunende processen op hoofdlijnen en vastleggen in processchema's (IDEF 0). Hierbij ga ik niet verder dan benoemen van de hoofdactiviteiten, vaststellen van het doel en het effect van het proces en indien mogelijk aangeven van een proceseigenaar.
*	Overeenstemming bereiken met het management dat dit de (nieuwe) basis is van het ordeningsprincipe voor alle navolgende detaillering.

Specificeren huidige kwaliteitszorgelementen (ca. 80%):
*	Onderzoeken welke digitale onderdelen binnen het bedrijf aanwezig zijn die bepalend zijn voor de wijze waarop gewerkt wordt (procedures, werkinstructies, richtlijnen, handleidingen en sjabloontjes). Hiermee ontstaat inzicht in het huidige (al dan niet geformaliseerde) kwaliteitszorgsysteem.
*	Beoordelen van de digitale structuur (directories) van het bedrijfsnetwerk en deze laten aanpassen aan de processtructuur. De hiërarchieke of de persoonlijke structuur hiermee doorbreken en de 
processen tot het ordeningsprincipe maken.
*	Onderscheiden van kwaliteitsdocumenten en kwaliteitsregistraties.
*	Zo goed mogelijk koppelen van de kwaliteitsdocumenten en registratiestructuren aan de hoofdactiviteiten van de processen. Hierdoor ontstaan automatisch digitale werkplekken die zijn afgestemd op de hoofdprocessen van het bedrijf.

Praktijk benadering:
*	Afstemmen van de digitale werkplekken op de praktijk. Verschillende medewerkers zijn werkzaam in één van de hoofdactiviteiten en maken gebruik van hetzelfde digitale werkstation. Hierin zijn vanuit de analyse de gevonden input, randvoorwaarden, hulpmiddelen en output dossiers bijeen gebracht.
*	Vragen of hun werkstation voldoet om hun werk prettiger en beter te maken.
*	Verwerken van hun reacties en daardoor het KMS compleet maken.
*	Uitzetten van verbetermaatregelen alleen gericht op de verschillende werkstations en daarbij gebruik maken van de direct betrokkenen.

Op deze manier creëer ik een KMS dat direct begrepen wordt. De veranderingen en de communicatie hierover kan zeer gericht tot stand worden gebracht en ik dien het eigenbelang van de medewerkers. Zij willen immers een werkplek die op hun behoefte is afgestemd en waarbij zij in staat zijn om dit heel direct
te beïnvloeden.
Het effect is een verhoogde betrokkenheid, veel korter implementatietraject en een sterke reductie van het aantal voorlichtingen of trainingen.
De kwaliteitsmanager wordt op deze manier ook in staat gesteld om achter de schermen zijn taak uit te voeren en via de werkplekken heel direct te communiceren met de betrokken medewerkers. 
Vanaf hier is het gezamenlijk werken aan verbeteringen.

Ik zie tot mijn spijt dat deze mail alweer veel te lang is geworden maar hoop toch jullie reacties hierop te mogen ontvangen.

Met vriendelijke groet,
Erik Groothuis

Mobiel: 06 55374173,  E-mail:[email protected]
ONS Consult b.v.,  Mosselaan 57,  1934 PJ  Egmond aan den Hoef


Disclaimer:
Aan dit bericht kunnen geen rechten worden ontleend. Dit bericht is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Als u dit bericht per abuis hebt ontvangen, wordt u verzocht het te vernietigen en de afzender te informeren.

Wij adviseren u om bij twijfel over de juistheid of de volledigheid van de mail contact met afzender op te nemen.

This message shall not constitute any rights or obligations. This message is intended solely for the addressee. If you have received this message in error, please delete it and notify the sender immediately.
When in doubt whether this message is correct or complete, please contact the sender.


* Stuur reacties en nieuwe berichten naar: [email protected]
* Afmelden op: [email protected] met tekst: unsubscribe OLKK-L
* Archief, Links, Werk, Boeken en OLKK-info op http://www.olkk.nl